Buổi ký công chứng là buổi quyết định nhất trong cả giao dịch — và cũng là buổi người ta đọc lướt nhất.
Lý do rất dễ hiểu: tới lúc đó ai cũng đã mệt, đã đi lại nhiều lần, và ai cũng muốn xong. Nhưng đây chính là lúc mọi thoả thuận trước đó được chốt lại bằng văn bản có hiệu lực.
Vai trò của công chứng viên — lớp bảo vệ tốt nhất của bạn
Công chứng viên có nghiệp vụ kiểm tra những thứ mà bạn không tự kiểm được: năng lực của các bên, tính hợp lệ của giấy tờ, sự đầy đủ của những người có quyền ký. Và họ có trách nhiệm với việc đó.
Vì thế: hãy hỏi họ. Đây là người có chuyên môn đang ngồi ngay trước mặt bạn, và bạn đang trả phí cho dịch vụ đó. Câu hỏi nào chưa rõ thì hỏi ngay tại chỗ, đừng ngại.
Đó cũng là lý do nên cảnh giác khi bên kia tìm cách né bước công chứng bằng giấy tay, vi bằng, hay hợp đồng uỷ quyền thay cho mua bán. Lý do đưa ra thường nghe hợp lý — nhanh hơn, rẻ hơn — nhưng thứ bị bỏ đi chính là lớp kiểm tra quan trọng nhất.
Mang gì theo
- Giấy tờ tuỳ thân của tất cả những người phải ký, còn hạn
- Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Giấy chứng nhận bản chính
- Giấy đặt cọc và các văn bản đã ký trước đó
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản nếu là tài sản riêng
- Văn bản uỷ quyền hợp lệ nếu có người vắng mặt
Kiểm trước một ngày, đừng kiểm tại chỗ. Thiếu một giấy tờ nghĩa là cả nhóm người phải hẹn lại buổi khác.
Bốn chỗ hay bị để trống
Đây là phần chính của bài. Hợp đồng thường theo mẫu, và có những ô mà nếu không ai nhắc thì nó được bỏ qua.
1. Thời điểm bàn giao nhà
Ký xong không có nghĩa là bạn nhận nhà ngay. Bên bán có thể cần thời gian dọn đi, và nếu không ghi rõ thì không có căn cứ.
Nên ghi: ngày bàn giao cụ thể, tình trạng bàn giao (có kèm nội thất gì, dọn sạch tới mức nào), và hậu quả nếu chậm.
2. Ai chịu khoản nào
Thông lệ là bên bán chịu thuế thu nhập cá nhân, bên mua chịu lệ phí trước bạ, phí công chứng chia đôi. Nhưng đây là thông lệ, không phải quy tắc — và tranh cãi về nó ngay tại phòng công chứng là chuyện xảy ra thường xuyên.
Nên ghi rõ từng khoản. Một dòng, và tránh được cả buổi tranh luận. Danh sách đầy đủ các khoản nằm ở bài bên mua nộp những khoản gì.
3. Trách nhiệm hoàn tất thủ tục sang tên
Ai đi nộp hồ sơ, trong thời hạn bao lâu, và bên bán có nghĩa vụ phối hợp bổ sung giấy tờ nếu cơ quan yêu cầu không.
Chỗ này quan trọng vì sau khi nhận đủ tiền, động lực phối hợp của bên bán giảm hẳn — nên hãy ràng buộc bằng văn bản trong khi họ còn động lực.
4. Cam kết về tình trạng tài sản
Bên bán cam kết tài sản không tranh chấp, không bị kê biên, không đang thế chấp, không có nghĩa vụ tài chính tồn đọng — và chịu trách nhiệm nếu phát sinh.
Nhiều mẫu có sẵn phần này, nhưng hãy đọc kỹ phạm vi cam kết và bổ sung nếu thiếu.
Về giá ghi trong hợp đồng
Nếu bên bán đề nghị ghi thấp hơn giá thật để giảm thuế, hãy nhớ ba điều bất lợi cho bạn:
- Kê khai không đúng giá trị giao dịch là hành vi có thể bị xử lý
- Nếu hợp đồng bị vô hiệu, con số được xét đến là con số ghi trong hợp đồng, không phải số bạn đã trả thật
- Giá đầu vào thấp trên giấy tờ làm phần chênh lệch chịu thuế lớn hơn khi bạn bán ra
Điểm thứ hai là điểm nặng nhất và ít người nghĩ tới. Chi tiết ở bài bán nhà phải nộp bao nhiêu.
Kiểm trước khi đặt bút — bảy dòng
- Tên và thông tin các bên — khớp giấy tờ tuỳ thân, không sai một chữ
- Đủ mặt tất cả những người có quyền ký — xem bài tài sản chung
- Thông tin tài sản — số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ, khớp giấy chứng nhận
- Giá và phương thức thanh toán, gồm cả các đợt đã trả
- Thời điểm bàn giao
- Phân chia các khoản phải nộp
- Cam kết về tình trạng tài sản
Đọc thành tiếng nếu cần. Một chữ sai trong tên hoặc một con số sai trong diện tích sẽ khiến hồ sơ bị trả về ở khâu sang tên — và lúc đó bạn phải tập hợp lại tất cả mọi người.
Trình tự thanh toán trong ngày ký
Nguyên tắc không đổi: tiền và giấy tờ đi cùng nhau, không bên nào giao trước hoàn toàn.
Cách phổ biến và an toàn:
- Hai bên có mặt tại ngân hàng hoặc tại phòng công chứng
- Chuyển khoản phần lớn số tiền, chờ báo có trong tài khoản bên bán
- Ký hợp đồng công chứng
- Bên bán giao giấy chứng nhận bản chính
- Giữ lại một phần tiền, thanh toán khi hoàn tất sang tên hoặc khi bàn giao nhà — ghi rõ trong hợp đồng
Bước 5 là bước bảo vệ bạn ở giai đoạn sau, và nó chỉ có hiệu lực nếu được ghi vào hợp đồng chứ không thoả thuận miệng.
Nếu tài sản đang thế chấp, trình tự khác và phức tạp hơn — xem bài mua nhà đang thế chấp. Nếu bạn dùng vốn vay, xem bài từ nộp hồ sơ tới giải ngân.
Sau khi ký
- Nhận đủ bản hợp đồng của mình, kiểm số bản
- Kê khai và nộp các nghĩa vụ tài chính theo hướng dẫn
- Nộp hồ sơ đăng ký biến động để sang tên
- Giữ toàn bộ biên nhận
- Nhận giấy chứng nhận đã cập nhật tên
Danh mục giấy tờ cần giữ lâu dài nằm ở bài hồ sơ nhà đất nên giữ những gì.
Ba dấu hiệu nên dừng lại ngay tại buổi ký
- Thiếu một người có quyền ký, và bên bán đề nghị "ký trước rồi bổ sung sau"
- Nội dung hợp đồng khác với những gì đã thoả thuận, và bên kia thúc ký cho xong
- Được đề nghị ký hợp đồng uỷ quyền thay cho hợp đồng chuyển nhượng — đây là hai thứ hoàn toàn khác nhau về mặt quyền sở hữu
Hoãn một buổi ký gây phiền cho mọi người. Nhưng nó rẻ hơn rất nhiều so với một giao dịch có vấn đề — và đây là thời điểm cuối cùng bạn còn dừng lại được dễ dàng.
Hỏi đáp
Có được mang hợp đồng về đọc trước không?
Nên đề nghị xem bản dự thảo trước ngày ký. Yêu cầu này hoàn toàn bình thường, và nó cho bạn thời gian đọc kỹ thay vì đọc lướt tại chỗ.
Ký ở phòng công chứng nào cũng được không?
Có quy định về thẩm quyền theo địa bàn với giao dịch bất động sản. Hỏi trước để không phải đi lại nhiều lần.
Một người không tới được thì sao?
Có thể thực hiện qua văn bản uỷ quyền hợp lệ, hoặc ký tại tổ chức công chứng nơi người đó đang ở theo hướng dẫn. Cần thời gian, nên chuẩn bị sớm.
Sau khi ký công chứng thì đã là chủ nhà chưa?
Việc chuyển quyền hoàn tất khi đăng ký biến động và cập nhật giấy chứng nhận. Vì thế đừng dừng lại ở buổi ký — phần thủ tục sau đó mới là phần khép kín giao dịch.
