Người mới cho thuê thường dồn hết sự chú ý vào mức giá. Nhưng trong thực tế, một khách thuê tốt ở ba năm đáng giá hơn nhiều so với một khách trả cao hơn rồi ở tám tháng — vì mỗi lần đổi khách là một khoảng trống, một lần sửa sang, một lần tìm người.
Vì thế hai khâu quan trọng nhất là đầu vào và đầu ra: chọn khách, và trả cọc.
Chọn khách thuê
Không cần phức tạp. Bốn việc là đủ cho phần lớn trường hợp:
- Xem giấy tờ tuỳ thân và ghi đúng thông tin vào hợp đồng
- Hỏi công việc và nơi làm — không phải để soi mói, mà để biết thu nhập có ổn định không
- Hỏi vì sao chuyển chỗ và ở chỗ cũ bao lâu
- Hỏi ai sẽ ở cùng, bao nhiêu người, có nuôi thú cưng không
Câu thứ ba cho biết nhiều nhất. Người ở chỗ cũ ba năm và chuyển vì đổi nơi làm là một câu chuyện; người mới chuyển liên tục trong một năm là câu chuyện khác.
Nói rõ ngay từ đầu, thay vì nhắc sau
Những thứ dễ gây mâu thuẫn nên được nêu trước khi ký, không phải sau khi khách đã dọn vào:
- Giờ giấc, tiếng ồn, quy định chung của khu
- Có được cho người khác ở cùng không
- Có được nuôi thú cưng không
- Có được kinh doanh tại nhà không
- Có được sửa chữa, khoan đóng tường không
Nêu trước có thể mất một vài khách, nhưng giữ lại đúng những khách phù hợp.
Biên bản bàn giao — mười phút cứu cả năm
Trước khi khách dọn vào, đi một vòng cùng nhau và ghi lại:
- Tình trạng tường, sàn, trần, cửa
- Thiết bị kèm theo và tình trạng hoạt động
- Chỉ số điện, nước tại thời điểm bàn giao
- Số chìa khoá đã giao
Chụp ảnh mọi thứ, đính kèm biên bản, hai bên cùng ký và mỗi bên giữ một bản.
Đây là tài liệu quyết định việc trả cọc sau này. Không có nó, mọi tranh cãi trở thành lời nói chống lời nói.
Thu tiền thuê
- Chuyển khoản thay vì tiền mặt — có dấu vết, không phải nhắc nhau đã trả hay chưa
- Ngày cố định mỗi tháng, ghi rõ trong hợp đồng
- Ghi rõ cách tính điện nước và gửi số liệu kèm khi thu
- Có biên nhận nếu nhận tiền mặt
Khi khách chậm trả
Xử lý theo thứ tự, đừng nhảy bước:
- Nhắc nhẹ nhàng ngay khi quá hạn vài ngày — phần lớn là quên thật
- Nếu lặp lại, trao đổi trực tiếp để hiểu tình hình. Khách gặp khó khăn tạm thời có thể thoả thuận lịch trả, và giữ được khách tốt thường rẻ hơn tìm khách mới.
- Nếu kéo dài, gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ số tiền, thời hạn, và hệ quả theo hợp đồng. Giữ bản sao và bằng chứng đã gửi.
- Nếu vẫn không giải quyết được, thực hiện theo đúng các bước ghi trong hợp đồng và theo quy định pháp luật.
Ba việc không nên làm, dù bực tới đâu: tự ý cắt điện nước, tự ý đổi khoá, hoặc tự ý mang đồ đạc của khách ra ngoài. Đây là những hành vi khiến bạn từ chỗ đúng thành chỗ sai, và làm hỏng khả năng đòi lại tiền.
Sửa chữa: ai chịu cái gì
Cách phân chia thông thường và ít gây tranh cãi nhất:
| Loại | Thường do |
|---|---|
| Kết cấu, thấm dột, hệ thống điện nước chính | Chủ nhà |
| Thiết bị kèm theo hỏng do hao mòn | Chủ nhà |
| Hỏng do sử dụng sai hoặc bất cẩn | Khách thuê |
| Hao mòn nhỏ hằng ngày: bóng đèn, gioăng vòi | Khách thuê |
Ghi cách phân chia này vào hợp đồng, kèm một ngưỡng: dưới một mức tiền nhất định thì khách tự xử lý, trên mức đó thì báo chủ nhà.
Sửa nhanh khi được báo là khoản đầu tư có lãi nhất của người cho thuê. Chủ nhà chậm sửa là lý do hàng đầu khiến khách tốt chuyển đi.
Trả cọc — khâu hay cãi nhau nhất
Quy trình rõ ràng giải quyết gần hết vấn đề:
- Hẹn kiểm tra nhà cùng nhau vào ngày trả nhà
- So với biên bản bàn giao ban đầu và ảnh chụp lúc đó
- Phân biệt hao mòn tự nhiên với hư hỏng — sơn bạc màu sau hai năm là hao mòn; tường thủng lỗ lớn là hư hỏng
- Chốt các khoản trừ bằng con số cụ thể, có căn cứ chứ không ước lượng
- Đối chiếu điện nước tới ngày cuối
- Trả phần còn lại trong thời hạn đã ghi trong hợp đồng, có biên nhận
Điểm 3 là chỗ mọi tranh cãi nằm. Ghi rõ trong hợp đồng ngay từ đầu rằng hao mòn tự nhiên không bị trừ cọc — điều này vừa công bằng vừa giúp bạn có căn cứ khi trừ những thứ thật sự là hư hỏng.
Giữ cọc vô lý là cách nhanh nhất để mang tiếng trong khu, và tiếng xấu của một chủ nhà lan nhanh hơn nhiều so với lợi ích của khoản giữ được.
Tăng giá thuê
- Chỉ tăng theo đúng điều khoản đã ghi trong hợp đồng
- Báo trước sớm, đừng báo sát ngày
- Nêu căn cứ — mặt bằng khu vực, cải tạo đã làm
- Cân nhắc giữ nguyên cho khách tốt ở lâu: một tháng bỏ trống thường lớn hơn phần tăng cả năm
Cách xác định mức hợp lý nằm ở bài định giá cho thuê, và các điều khoản nên có trong hợp đồng ở bài bảy điều khoản trong hợp đồng thuê.
Nghĩa vụ và giấy tờ
- Nắm rõ nghĩa vụ thuế liên quan tới hoạt động cho thuê — xem bài các khoản phải nộp hằng năm
- Hỗ trợ khách làm thủ tục cư trú theo quy định
- Bảo đảm điều kiện an toàn: hệ thống điện, phòng cháy, lối thoát hiểm
- Giữ hợp đồng, biên bản, biên nhận theo từng khách
Điểm thứ ba không chỉ là nghĩa vụ mà còn là bảo vệ chính tài sản của bạn.
Nếu tính bằng con số
Với người xem nhà cho thuê như một khoản đầu tư, cách tính lợi suất và các chi phí phải trừ nằm ở bài định giá theo dòng tiền. Hai khoản hay bị bỏ quên nhất chính là thời gian bỏ trống và chi phí sửa chữa theo chu kỳ — cả hai đều giảm khi bạn giữ được khách lâu.
Hỏi đáp
Có nên tự quản lý hay thuê người?
Một vài căn thì tự quản lý thường hợp lý. Nhiều căn hoặc ở xa thì thuê người quản lý đáng cân nhắc — nhớ tính chi phí đó vào lợi suất.
Khách muốn ở thêm người thì sao?
Nên có điều khoản trong hợp đồng về số người tối đa và việc phải thông báo. Điều này liên quan tới an toàn, chi phí điện nước và thủ tục cư trú.
Khách bỏ đi giữa chừng và để lại đồ đạc thì làm gì?
Không tự ý xử lý đồ của người khác. Lập biên bản có người chứng kiến, thông báo bằng văn bản theo địa chỉ đã ghi trong hợp đồng, và thực hiện theo quy định.
Có nên nhận cọc lớn để yên tâm hơn không?
Mức cọc quá cao so với mặt bằng làm hẹp nhóm khách và khiến người thuê nghi ngại. Một mức thông thường kèm hợp đồng chặt chẽ hiệu quả hơn.