Giấy chứng nhận là ảnh chụp tại một thời điểm. Thực tế thì thay đổi liên tục — địa chỉ đổi tên, nhà xây thêm, chủ đổi họ tên, diện tích đo lại lệch.
Mỗi thứ đều nhỏ và không gây phiền gì trong lúc bạn đang ở. Vấn đề xuất hiện vào đúng lúc bạn cần giao dịch: bán, thế chấp, thừa kế, hoặc tặng cho — và lúc đó thì bạn đang có hẹn với người khác.
Sáu trường hợp thường gặp
1. Tên đơn vị hành chính hoặc tên đường đã thay đổi
Địa chỉ trên sổ ghi tên phường, xã, hoặc đường không còn tồn tại.
Ảnh hưởng: thường không làm mất hiệu lực giấy chứng nhận, nhưng gây vướng khi đối chiếu hồ sơ và khi tra cứu.
Cách xử lý: xin giấy xác nhận về việc thay đổi tên tại cơ quan có thẩm quyền, hoặc làm thủ tục cập nhật. Chi tiết về ba lớp địa giới đang chồng lên nhau nằm ở bài phường bạn ở đã đổi tên.
2. Diện tích thực tế khác diện tích trên sổ
Do sai số đo đạc cũ, do tách thửa qua nhiều đời, hoặc do ranh giới thực tế lệch.
Ảnh hưởng: ngân hàng định giá theo diện tích trên giấy tờ; người mua trả tiền theo diện tích thật. Chênh lệch giữa hai con số này là chỗ giao dịch hay tắc.
Cách xử lý: đo đạc lại, lập hồ sơ và làm thủ tục cập nhật. Nếu phần chênh liên quan tới thửa liền kề thì cần sự thống nhất của bên đó — xem bài tranh chấp ranh giới.
3. Nhà đã xây, sửa hoặc xây thêm nhưng chưa cập nhật
Đây là trường hợp gây thiệt hại về tiền rõ nhất.
Ảnh hưởng: phần công trình chưa được ghi nhận trên giấy chứng nhận thì không được tính khi định giá thế chấp, và người mua sẽ trừ giá vì họ nhận một tài sản có phần "không tồn tại trên giấy".
Nghĩa là bạn đã bỏ tiền xây nhưng phần đó chưa chuyển thành giá trị khi giao dịch.
Cách xử lý: làm thủ tục hoàn công và đăng ký bổ sung tài sản gắn liền với đất. Với phần xây không đúng giấy phép thì phải xử lý phần vi phạm trước.
4. Thông tin cá nhân của chủ sở hữu đã thay đổi
Đổi họ tên, đổi số giấy tờ tuỳ thân, thay đổi tình trạng hôn nhân.
Ảnh hưởng: tên trên sổ không khớp giấy tờ tuỳ thân hiện tại làm chậm hoặc tắc khâu công chứng.
Cách xử lý: làm thủ tục cập nhật, kèm giấy tờ chứng minh sự thay đổi.
5. Đồng sở hữu thay đổi
Có người trong nhóm đồng sở hữu đã mất, hoặc đã có thoả thuận phân chia nhưng chưa cập nhật lên giấy.
Ảnh hưởng: đây là nhóm làm tắc giao dịch lâu nhất, vì phải hoàn tất phần thừa kế hoặc phân chia trước khi làm được bất cứ việc gì khác.
Cách xử lý: hoàn tất khai nhận, phân chia và sang tên — xem bài cho tặng, thừa kế nhà đất. Và làm sớm, vì càng để lâu càng nhiều người liên quan.
6. Sổ cũ, rách, mờ, hoặc thuộc mẫu đã lâu
Ảnh hưởng: khó đối chiếu, và một số nơi yêu cầu cấp đổi trước khi thực hiện giao dịch.
Cách xử lý: làm thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận.
Vì sao nên xử lý trước, không phải khi cần bán
Đây là điểm chính của bài.
Các thủ tục trên đều làm được và không quá phức tạp. Nhưng chúng cần thời gian — và khi bạn đang có người mua chờ, thời gian là thứ bạn không có.
Kịch bản hay gặp: đã nhận cọc, hẹn ngày công chứng, rồi phát hiện hồ sơ vướng. Lúc đó bạn ở thế yếu: hoặc giảm giá để bên mua chờ, hoặc mất giao dịch, hoặc chịu phạt cọc.
Ngược lại, làm sớm khi chưa cần thì bạn có toàn quyền về thời gian.
Việc nên làm một lần trong năm nay
- Lấy giấy chứng nhận ra và đọc kỹ — đối chiếu từng mục với thực tế: địa chỉ, diện tích, tên chủ, tài sản gắn liền với đất
- Ghi lại những chỗ không khớp
- Mang bản sao tới bộ phận một cửa hoặc văn phòng đăng ký đất đai, hỏi từng chỗ cần làm gì
- Làm dứt điểm những chỗ đơn giản — thường là nhóm 1, 4 và 6
- Lên kế hoạch cho nhóm phức tạp hơn — nhóm 3 và 5
Bước 3 mất một buổi và cho bạn danh sách chính xác thay vì phỏng đoán. Đây là câu hỏi cán bộ tiếp nhận trả lời hằng ngày.
Giấy tờ nên chuẩn bị sẵn
- Giấy chứng nhận bản chính
- Giấy tờ tuỳ thân hiện tại của (các) chủ sở hữu
- Giấy tờ chứng minh sự thay đổi — tuỳ trường hợp: giấy xác nhận thay đổi địa giới, giấy phép xây dựng và hồ sơ hoàn công, giấy tờ về thay đổi nhân thân
- Hồ sơ đo đạc nếu liên quan tới diện tích
Nếu bạn đang mua
Đây chính là danh sách bạn nên kiểm ở phía bên bán. Bốn câu hỏi:
- Địa chỉ trên sổ có khớp địa chỉ hiện tại không
- Diện tích và hiện trạng có khớp sơ đồ thửa không
- Phần nhà đã xây có được ghi nhận trên giấy chứng nhận chưa
- Tên trên sổ có khớp giấy tờ tuỳ thân của người bán không, và có đủ người có quyền ký không
Nếu có chỗ chưa khớp, hãy đưa vào giấy đặt cọc: bên bán chịu trách nhiệm hoàn tất cập nhật trước ngày công chứng, nếu không thì hoàn cọc. Cách viết giấy đặt cọc cho chặt nằm ở bài đặt cọc mua nhà.
Và nếu định vay ngân hàng
Ngân hàng thẩm định theo hồ sơ pháp lý, nên mọi chỗ chưa khớp đều ảnh hưởng tới mức định giá hoặc tới việc hồ sơ có được duyệt hay không.
Đây là một trong những lý do thuộc về tài sản khiến hồ sơ bị từ chối — nhóm mà người mua không lường trước được vì nó không liên quan gì tới thu nhập của họ. Xem bài hồ sơ vay bị từ chối.
Hỏi đáp
Sổ ghi tên phường cũ có còn giá trị không?
Việc thay đổi tên đơn vị hành chính thường không làm mất hiệu lực của giấy chứng nhận đã cấp. Nhưng nên xin xác nhận hoặc cập nhật để thuận tiện khi giao dịch.
Nhà xây không phép thì có hoàn công được không?
Phải xử lý phần vi phạm theo quy định trước. Đây là lý do nên xin phép đúng ngay từ đầu — xem bài các chỉ tiêu quyết định bạn xây được gì.
Cập nhật mất bao lâu?
Tuỳ trường hợp và địa phương. Nhóm thay đổi thông tin đơn thuần thường nhanh hơn nhiều so với nhóm liên quan tới diện tích hoặc tài sản gắn liền với đất.
Có bắt buộc phải cập nhật không?
Việc đăng ký biến động khi có thay đổi thuộc nhóm nghĩa vụ theo quy định. Ngoài khía cạnh nghĩa vụ, nó còn là việc bảo vệ chính giá trị tài sản của bạn khi giao dịch.
