Nhắc tới giấy tờ nhà đất, ai cũng nghĩ tới cuốn sổ. Nhưng quanh nó còn cả một tập hồ sơ — và có những tờ tưởng bỏ đi được, tới lúc bán hoặc chia thừa kế mới biết đó là thứ duy nhất chứng minh được điều bạn cần.
Bài này là một danh mục để bạn rà lại một lần, rồi cất đúng chỗ.
Nhóm 1: Giấy tờ về quyền — giữ vĩnh viễn
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà — bản chính
- Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng — bản của bạn
- Giấy tờ về nguồn gốc: văn bản thừa kế, hợp đồng tặng cho, quyết định giao đất
- Biên lai nộp các nghĩa vụ tài chính khi sang tên
- Hồ sơ đăng ký biến động qua các lần cập nhật
Nhóm này không có thời hạn. Giữ bản chính và chụp lưu bản số.
Nhóm 2: Giấy tờ về công trình — giữ vĩnh viễn
- Giấy phép xây dựng
- Hồ sơ hoàn công
- Bản vẽ thiết kế, đặc biệt là bản vẽ hệ thống điện và cấp thoát nước
- Hợp đồng thi công và biên bản nghiệm thu
- Hoá đơn vật tư và thiết bị lớn
Bản vẽ hệ thống điện nước là tờ hay bị vứt nhất và tiếc nhất. Vài năm sau, khi cần khoan tường hay xử lý rò rỉ, nó tiết kiệm cho bạn cả ngày đục phá dò tìm.
Mẹo cho người đang xây: chụp ảnh đường điện và đường nước trước khi che kín, lưu cùng bản vẽ. Đây là việc mười phút, và giá trị của nó chỉ lộ ra khi có sự cố.
Nhóm 3: Giấy tờ về nghĩa vụ tài chính — giữ dài hạn
- Biên lai thuế sử dụng đất các năm
- Chứng từ nộp các khoản khi chuyển mục đích sử dụng đất
- Biên lai các khoản phí, lệ phí đã nộp
Vì sao quan trọng: nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất làm treo hồ sơ giao dịch, và khi đó bạn cần chứng minh mình đã nộp. Chi tiết ở bài các khoản phải nộp hằng năm.
Nhóm 4: Giấy tờ khi cho thuê — giữ tới khi hết tranh chấp
- Hợp đồng thuê từng khách
- Biên bản bàn giao kèm ảnh — đầu vào và đầu ra
- Chứng từ thanh toán tiền thuê
- Biên bản thanh lý và chứng từ hoàn cọc
- Hồ sơ kê khai nếu có
Biên bản bàn giao có ảnh là thứ quyết định việc trả cọc — xem bài làm chủ nhà cho thuê.
Nhóm 5: Giấy tờ liên quan tới vay — giữ tới khi tất toán và thêm một thời gian
- Hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp
- Chứng từ thanh toán các kỳ
- Giấy xác nhận đã tất toán
- Giấy tờ xoá đăng ký thế chấp
Hai mục cuối đáng nhấn: trả hết tiền chưa phải là xong. Nếu chưa xoá đăng ký thế chấp, tài sản của bạn vẫn đang bị ghi nhận là có nghĩa vụ bảo đảm — và bạn chỉ phát hiện khi muốn bán vài năm sau. Xem bài trả nợ trước hạn.
Nhóm 6: Những tờ hay bị vứt mà nên giữ
- Bản vẽ hiện trạng và sơ đồ thửa qua các lần đo đạc — hữu ích khi có tranh chấp ranh. Xem bài tranh chấp ranh giới
- Văn bản trả lời của cơ quan nhà nước về quy hoạch, về điều kiện xây dựng
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân — cần khi làm thủ tục thừa kế, tặng cho
- Hoá đơn sửa chữa lớn — chứng minh nhà được chăm, có ích khi bán
- Biên bản họp gia đình về việc phân chia, dù không chính thức
- Thư từ, tin nhắn trao đổi với bên bán hoặc bên mua về những cam kết quan trọng
Mục 2 hay bị coi là giấy tờ dùng một lần. Thực ra nó là bằng chứng về tình trạng pháp lý tại một thời điểm, và rất khó xin lại đúng nội dung đó về sau.
Cách lưu trữ
Bản chính
- Cất ngoài nhà nếu có thể — két an toàn, hoặc dịch vụ lưu giữ của ngân hàng
- Nếu để trong nhà: nơi chống ẩm, chống cháy, không ai biết ngoài người trong gia đình
- Không mang bản chính đi giao dịch khi chưa tới bước cần thiết — cho xem tại chỗ hoặc đưa bản sao
Bản số
- Chụp hoặc quét toàn bộ, cả mặt trước và mặt sau
- Lưu ở hai nơi — một trên thiết bị, một trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến
- Đặt tên file rõ ràng theo tài sản và loại giấy tờ
- Cho một người thân biết cách truy cập
Điểm cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Rất nhiều gia đình gặp khó khi người nắm giữ toàn bộ hồ sơ đột ngột không còn — và không ai biết giấy tờ ở đâu, tài khoản nào lưu bản sao.
Rà một lần trong năm nay
- Lấy toàn bộ hồ sơ ra, phân theo sáu nhóm ở trên
- Ghi lại những gì đang thiếu
- Xin cấp lại hoặc bổ sung những thứ xin được
- Chụp lưu bản số toàn bộ
- Kiểm thông tin trên sổ có còn khớp thực tế không — xem bài thông tin trên sổ không khớp thực tế
- Cất lại đúng chỗ và cho người thân biết
Mất một buổi, và nó giải quyết trước phần lớn thứ sẽ làm tắc giao dịch của bạn sau này — cùng lý do đã nêu ở bài cần bán nhà gấp: thứ làm chậm thường là giấy tờ, không phải giá.
Nếu mất giấy chứng nhận
- Trình báo tại cơ quan công an và xin xác nhận
- Thông báo tới cơ quan quản lý đất đai theo hướng dẫn
- Làm thủ tục cấp lại theo trình tự
Trong thời gian chờ, tài sản của bạn khó giao dịch. Đây là lý do nên cất bản chính ở nơi an toàn và chỉ mang ra khi thật sự cần.
Hỏi đáp
Bản sao công chứng có thay được bản chính không?
Không, ở các bước cần bản chính như công chứng hợp đồng chuyển nhượng. Bản sao dùng cho việc đối chiếu và nộp kèm hồ sơ.
Ảnh chụp giấy tờ có giá trị pháp lý không?
Không thay thế được bản chính, nhưng rất hữu ích để bạn khai đúng thông tin, đối chiếu nhanh, và làm cơ sở khi phải xin cấp lại.
Giấy tờ cũ theo mẫu đã lâu có cần đổi không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng nếu sắp giao dịch thì nên hỏi trước — một số nơi yêu cầu cấp đổi trước khi thực hiện thủ tục.
Nên giữ biên lai thuế đất bao nhiêu năm?
Giữ được càng lâu càng tốt, vì chúng chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ liên tục. Chi phí lưu trữ gần như bằng không nếu bạn chụp lưu bản số.