Người đứng tên tài sản đang ở nước ngoài — đi làm, đi học, hoặc đã định cư. Người mua thì ở đây, và mọi thứ phụ thuộc vào một tờ giấy uỷ quyền.
Đây là tình huống rất phổ biến và hoàn toàn làm được. Nhưng nếu tờ giấy đó thiếu một dòng hoặc sai hình thức, giao dịch dừng ngay tại phòng công chứng — và lúc đó thì tiền cọc đã trao, lịch đã hẹn, và việc làm lại mất hàng tuần vì phải chờ gửi qua gửi lại.
Trước hết: phân biệt hai tình huống
- Uỷ quyền để thực hiện một giao dịch đã xác lập — đây là cách dùng đúng, và là nội dung của bài này
- Dùng uỷ quyền thay cho hợp đồng chuyển nhượng — hoàn toàn khác, và là rủi ro; xem bài hợp đồng uỷ quyền thay cho mua bán
Lập uỷ quyền từ nước ngoài — hai đường
Đường 1 — Tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại
Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam thực hiện công chứng, chứng thực cho công dân. Đây là đường gọn nhất vì văn bản được lập bằng tiếng Việt và theo mẫu quen thuộc với cơ quan trong nước.
- Đặt lịch trước — nhiều nơi phải hẹn
- Mang theo hộ chiếu và giấy tờ về tài sản
- Chuẩn bị sẵn nội dung uỷ quyền, xem phần dưới
Đường 2 — Công chứng tại nước sở tại, rồi hợp pháp hoá lãnh sự
Nếu không tới được cơ quan đại diện, có thể công chứng tại nước sở tại rồi làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự để văn bản có giá trị sử dụng tại Việt Nam, kèm bản dịch công chứng.
Đường này mất nhiều thời gian hơn và tốn hơn — hãy tính vào lịch giao dịch, và hỏi trước phòng công chứng trong nước xem họ yêu cầu những gì.
Nội dung uỷ quyền — sáu dòng phải có
Đây là phần quyết định. Một uỷ quyền viết chung chung sẽ bị từ chối.
- Thông tin người uỷ quyền và người được uỷ quyền: họ tên, số giấy tờ, địa chỉ
- Mô tả chính xác tài sản: số thửa, số tờ bản đồ, địa chỉ, số giấy chứng nhận, ngày cấp, cơ quan cấp
- Phạm vi uỷ quyền, ghi rõ từng việc: được ký hợp đồng chuyển nhượng, được nhận tiền, được nộp hồ sơ, được ký các giấy tờ liên quan tới thủ tục
- Thời hạn uỷ quyền
- Có được uỷ quyền lại cho người khác không
- Ngày lập và nơi lập
Dòng 3 là dòng hay thiếu nhất. Uỷ quyền chỉ ghi "thay mặt làm thủ tục" mà không nêu rõ được ký hợp đồng chuyển nhượng thì không ký được — và điều đó chỉ lộ ra tại phòng công chứng.
Cách phòng: gửi bản dự thảo cho phòng công chứng trong nước xem trước khi người ở xa đi lập. Việc này mất một ngày và tránh được vài tuần.
Bốn chỗ giao dịch hay tắc
1. Tài sản chung vợ chồng mà chỉ một người uỷ quyền
Nếu tài sản là của chung, cả hai đều phải uỷ quyền — hoặc người kia có mặt. Đây là chỗ dễ làm giao dịch vô hiệu nhất; xem bài nhà một người đứng tên nhưng là tài sản chung.
2. Nhiều người đồng sở hữu, mỗi người một nơi
Thường gặp với tài sản thừa kế. Mỗi người phải có uỷ quyền riêng hoặc cùng ký — và việc gom đủ chữ ký từ nhiều nước là phần mất thời gian nhất.
Thứ tự làm việc để không tắc ở phút cuối ở bài bán nhà mà nhiều người cùng đứng tên; các chỗ dễ vỡ với tài sản thừa kế ở bài mua nhà đất thừa kế.
3. Thông tin trên giấy chứng nhận không còn khớp giấy tờ tuỳ thân hiện tại
Người ở nước ngoài lâu năm thường đã đổi giấy tờ, hoặc thông tin trên sổ ghi theo giấy tờ cũ. Phải đính chính trước — xem bài mất sổ, sổ rách, sổ ghi sai.
4. Uỷ quyền hết hạn giữa chừng
Thủ tục nhà đất kéo dài hơn dự tính là chuyện thường. Hãy đặt thời hạn uỷ quyền dài hơn dự kiến đáng kể — làm lại từ nước ngoài tốn nhiều tuần.
Nếu bạn là người mua
Năm việc kiểm, và kiểm trước khi đặt cọc:
- Xem bản gốc văn bản uỷ quyền, không chỉ ảnh chụp
- Đối chiếu thông tin tài sản trong uỷ quyền với giấy chứng nhận — từng con số
- Kiểm phạm vi: có ghi rõ được ký hợp đồng chuyển nhượng và được nhận tiền không
- Kiểm thời hạn còn đủ cho toàn bộ quá trình
- Mang bản sao tới phòng công chứng hỏi trước xem họ có chấp nhận không — đây là bước quan trọng nhất và tốn ít công nhất
Ba điều nên ghi vào giấy đặt cọc:
- Nêu rõ giao dịch thực hiện qua người được uỷ quyền, kèm số văn bản uỷ quyền
- Thời hạn hoàn tất công chứng và sang tên, và xử lý nếu quá hạn
- Điều khoản hoàn cọc đầy đủ nếu uỷ quyền không hợp lệ hoặc bị chấm dứt
Những điều khác cần có ở bài đặt cọc mua nhà; các mốc thời hạn ở bài các mốc thời hạn trong giao dịch nhà đất.
Rủi ro cần biết: uỷ quyền có thể chấm dứt
Việc uỷ quyền chấm dứt trong một số trường hợp, trong đó có việc người uỷ quyền qua đời hoặc đơn phương chấm dứt tuỳ nội dung văn bản.
Hệ quả thực tế cho người mua: khoảng thời gian từ lúc đặt cọc tới lúc công chứng nên càng ngắn càng tốt. Đừng đặt cọc rồi chờ vài tháng.
Về dòng tiền
- Chuyển khoản, ghi nội dung rõ ràng — không đưa tiền mặt khoản lớn
- Kiểm người được uỷ quyền có quyền nhận tiền không; nếu không, tiền phải chuyển cho chính chủ sở hữu
- Nếu chuyển ra nước ngoài, hỏi ngân hàng về thủ tục và giấy tờ cần có trước, đừng để tới lúc cần chuyển mới tìm hiểu
Nếu bạn là người ở nước ngoài
Bốn việc làm trước để giao dịch không tắc:
- Gửi bản chụp giấy chứng nhận cho người ở nhà kiểm trước xem thông tin có còn khớp không
- Nhờ phòng công chứng trong nước duyệt dự thảo uỷ quyền trước khi bạn đi lập
- Đặt thời hạn uỷ quyền dài, và cho phép làm đủ các việc liên quan tới thủ tục
- Chọn người được uỷ quyền cẩn thận — họ sẽ ký thay bạn, và phạm vi bạn cho họ là phạm vi thật
Và nếu bạn chưa cần bán ngay, hãy cân nhắc xử lý trước các vướng mắc về giấy tờ trong một chuyến về nước — làm khi không gấp bao giờ cũng dễ hơn.
Trường hợp cho thuê thay vì bán
Nếu tạm chưa bán, uỷ quyền quản lý và cho thuê là phương án phổ biến. Ba điều nên ghi rõ:
- Được ký hợp đồng thuê tới thời hạn bao lâu, mức giá tối thiểu
- Được thu tiền và xử lý cọc thế nào
- Được quyết các khoản sửa chữa tới mức nào
Cách vận hành ở bài làm chủ nhà cho thuê và các điều khoản quyết định ở bài hợp đồng thuê nhà.
Hỏi đáp
Ký điện tử hoặc gọi video có thay thế được không?
Với giao dịch nhà đất, hình thức và thủ tục được quy định chặt. Hãy hỏi trực tiếp phòng công chứng nơi sẽ thực hiện giao dịch về những gì họ chấp nhận — đừng suy đoán từ cách làm ở lĩnh vực khác.
Người nước ngoài hoặc người Việt định cư ở nước ngoài có được nhận chuyển nhượng nhà đất không?
Đây là vấn đề có quy định riêng và thay đổi theo từng giai đoạn. Hãy hỏi cơ quan quản lý đất đai hoặc người có chuyên môn pháp lý cho trường hợp cụ thể, thay vì áp thông tin nghe được từ trường hợp khác.
Uỷ quyền lập ở nước ngoài mất bao lâu để dùng được ở Việt Nam?
Tuỳ đường bạn chọn: qua cơ quan đại diện thường nhanh hơn, còn hợp pháp hoá lãnh sự mất nhiều thời gian hơn. Hãy hỏi cụ thể và cộng thêm thời gian gửi bản gốc về nước.
Có thể uỷ quyền cho môi giới không?
Về mặt hình thức thì có, nhưng nên rất cẩn trọng — người được uỷ quyền ký thay bạn và có thể nhận tiền. Hãy giới hạn phạm vi ở mức tối thiểu cần thiết, và ưu tiên người thân tin cậy; cách chọn và thoả thuận với môi giới ở bài tự bán hay qua môi giới.