Có một tình huống rất phổ biến: chủ nhà cho thuê vài năm, mọi thứ êm đẹp, rồi một hôm khách thuê mới là công ty và họ cần chứng từ để hạch toán chi phí.
Lúc đó phần kê khai mới trở thành vấn đề — và nó xuất hiện vào đúng lúc bạn đang muốn chốt hợp đồng.
Bài này không thay thế được việc hỏi cơ quan thuế cho trường hợp cụ thể của bạn, nhưng nó giúp bạn biết mình cần hỏi những gì.
Nguyên tắc chung
Hoạt động cho thuê nhà là hoạt động phát sinh thu nhập, nên thuộc diện phải kê khai theo quy định. Có ngưỡng doanh thu mà dưới đó được miễn — ngưỡng này do quy định pháp luật xác định và có thể thay đổi, nên cần tra mức hiện hành thay vì dựa vào con số nghe được từ vài năm trước.
Điểm cần chú ý: doanh thu được tính theo năm và tính trên tổng các nguồn cho thuê của bạn, không phải theo từng căn riêng lẻ.
Nghĩa là người có ba phòng trọ nhỏ vẫn có thể vượt ngưỡng, dù mỗi phòng đều rất ít.
Các khoản có thể phát sinh
- Thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân trên doanh thu cho thuê, theo tỷ lệ quy định
- Lệ phí môn bài, tuỳ mức doanh thu
Cách tính là theo tỷ lệ trên doanh thu chứ không theo lợi nhuận — nghĩa là các chi phí bạn bỏ ra để sửa chữa, bảo trì thường không được trừ. Đây là điểm khác với hình dung của nhiều người.
Vì thế khi tính lợi suất cho thuê, phần này nên được trừ như một chi phí cố định — xem bài định giá theo dòng tiền.
Ai chịu khoản này
Theo thông lệ, bên cho thuê chịu. Nhưng hai bên hoàn toàn có thể thoả thuận khác — và trong thực tế, nhiều hợp đồng với khách thuê là doanh nghiệp ghi rõ bên thuê chịu phần này.
Việc cần làm: ghi rõ trong hợp đồng giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm các khoản nghĩa vụ tài chính. Một dòng, và tránh được tranh cãi khi tới kỳ kê khai.
Vì sao khách thuê doanh nghiệp lại là chuyện khác
Đây là điểm thực tế nhất của bài.
Cá nhân thuê nhà để ở thường không cần chứng từ gì. Nhưng doanh nghiệp thuê làm văn phòng hoặc mặt bằng thì cần chứng từ hợp lệ để đưa vào chi phí — nếu không, khoản tiền thuê họ trả cho bạn không được ghi nhận.
Hệ quả:
- Họ sẽ yêu cầu hợp đồng đúng quy định và chứng từ đầy đủ
- Nếu bạn không cung cấp được, họ có thể đề nghị giảm giá tương ứng, hoặc chọn nơi khác
- Nhiều doanh nghiệp đưa hẳn điều kiện này vào tiêu chí chọn mặt bằng
Nói cách khác: với phân khúc cho thuê mặt bằng và văn phòng, việc kê khai đầy đủ mở rộng nhóm khách thuê của bạn chứ không chỉ là nghĩa vụ.
Việc nên làm
- Tính tổng doanh thu cho thuê một năm của tất cả các nguồn bạn có
- Hỏi cơ quan thuế tại địa phương về ngưỡng hiện hành và thủ tục cho đúng trường hợp của bạn
- Làm hợp đồng thuê bằng văn bản với đầy đủ thông tin — đây là cơ sở cho mọi việc còn lại
- Ghi rõ trong hợp đồng ai chịu các khoản nghĩa vụ tài chính
- Giữ chứng từ thanh toán — chuyển khoản thuận tiện hơn tiền mặt ở khâu này
- Lưu hồ sơ theo từng khách thuê: hợp đồng, biên bản bàn giao, biên nhận
Bước 2 là bước quan trọng nhất và cũng rẻ nhất. Đây là câu hỏi cán bộ thuế trả lời hằng ngày, và hỏi trước bao giờ cũng nhẹ hơn xử lý sau.
Trường hợp cho thuê phòng trọ
Nhiều người có vài phòng trọ nghĩ rằng quy mô nhỏ nên không thuộc diện phải quan tâm. Nhưng như đã nói, doanh thu tính trên tổng — nên hãy cộng lại trước khi kết luận.
Ngoài phần kê khai, cho thuê phòng trọ còn có các yêu cầu khác đáng chú ý:
- Bảo đảm điều kiện an toàn: hệ thống điện, phòng cháy, lối thoát hiểm
- Hỗ trợ người thuê làm thủ tục cư trú theo quy định
- Áp dụng đúng giá điện, nước theo quy định hiện hành cho người thuê nhà
Điểm cuối là điểm hay bị làm sai nhất và cũng hay gây mâu thuẫn nhất với khách thuê — xem bài đi thuê nhà để hiểu góc nhìn phía người thuê.
Nếu bạn đang cho thuê mà chưa kê khai
Không cần hoảng, nhưng nên xử lý chủ động thay vì chờ.
- Tính lại tổng doanh thu của mình để biết có vượt ngưỡng không
- Tới cơ quan thuế địa phương hỏi về thủ tục cho trường hợp đã phát sinh
- Chuẩn bị hồ sơ: hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán
Chủ động thường được xử lý nhẹ hơn nhiều so với bị phát hiện — và điều này đúng ở gần như mọi nghĩa vụ tài chính.
Đưa vào phép tính lợi suất
Khi tính xem một bất động sản cho thuê có đáng đầu tư không, phần nghĩa vụ tài chính phải nằm trong danh sách chi phí, cùng với:
- Thời gian bỏ trống giữa hai khách
- Sửa chữa và bảo trì
- Phí quản lý nếu là chung cư
- Phí môi giới mỗi lần tìm khách mới
Lợi suất tính đủ các khoản này thấp hơn đáng kể so với con số "tiền thuê chia giá mua" — và đó mới là con số dùng để ra quyết định.
Các khoản khác khi sở hữu bất động sản
Ngoài phần liên quan tới cho thuê, việc sở hữu nhà đất còn phát sinh các khoản hằng năm khác — xem bài đang sở hữu nhà đất phải nộp những khoản gì.
Và phần quản lý khách thuê hằng ngày nằm ở bài làm chủ nhà cho thuê.
Hỏi đáp
Cho thuê một căn nhỏ có phải kê khai không?
Phụ thuộc tổng doanh thu năm của bạn so với ngưỡng hiện hành. Hãy cộng tất cả các nguồn cho thuê rồi hỏi cơ quan thuế địa phương.
Khách thuê trả tiền mặt thì có khác gì không?
Nghĩa vụ không thay đổi theo hình thức thanh toán. Nhưng chuyển khoản giúp bạn có chứng từ rõ ràng, thuận lợi cho cả việc kê khai lẫn việc chứng minh khi có tranh chấp.
Có được trừ chi phí sửa chữa không?
Cách tính theo tỷ lệ trên doanh thu nên thông thường không trừ chi phí. Đây là lý do cần đưa phần này vào tính toán lợi suất ngay từ đầu.
Nhờ người khác đứng tên cho thuê có được không?
Cách này tạo ra rủi ro pháp lý về quyền sở hữu và nghĩa vụ tài chính cho cả hai bên, và có thể gây rắc rối rất lớn khi phát sinh tranh chấp. Không nên.
