Mô hình văn phòng dùng chung ngày càng phổ biến

Văn phòng dùng chung dần trở nên phổ biến ở Nhật Bản khi các công ty tại đây đang ra sức thay đổi phong cách làm việc theo hướng cho phép nhân viên không phải đến trụ sở.

Theo tạp chí Nikkei (Nhật Bản), Mitsui Fudosan, công ty bất động sản hàng đầu của Nhật Bản, hồi tháng 4-2017 cho ra mắt dịch vụ Workstyling Project ở thủ đô Tokyo và nhiều khu vực khác. Đây là dịch vụ cho thuê văn phòng với các phòng riêng lẫn không gian họp hành chung.

Văn phòng dùng chung ngày càng phổ biến tại Nhật Bản.

Đối tượng nhắm đến của Workstyling Project là các khách hàng công ty, với giá thuê 300 yen (tương đương khoảng 63.000 đồng)/phòng làm việc/10 phút. Ngoài ra, khách hàng có thể trả một khoản phí cơ bản 50.000 yen (khoảng 10,4 triệu đồng) để thuê phòng làm việc cho 100 người trong 1 tháng.

Những văn phòng này được thiết kế để nhân viên làm việc bên ngoài công ty trong khoảng thời gian ngắn. Nhiều văn phòng dùng chung được đặt ở các vùng ngoại ô để người lao động có con nhỏ có thể hoàn thành công việc mà không phải tốn thời gian, công sức đi đến trụ sở chính ở các khu trung tâm.

Nhu cầu tăng cao khiến công ty Mitsui Fudosan dự tính tăng số văn phòng dùng chung của mình từ 16 lên khoảng 30 vào cuối năm tài chính này. Một trong số khách hàng sử dụng dịch vụ của Mitsui Fudosan là công ty sản xuất gia vị Ajinomoto.

Ajinomoto có kế hoạch cắt giảm số giờ làm việc trung bình từ nay tới năm tài chính 2018, từ mức 1.890 giờ của năm tài khóa 2016 xuống còn 1.800 giờ. Công ty này hi vọng việc sử dụng văn phòng dùng chung sẽ giúp nhân viên kinh doanh và các nhân viên khác không phải mất thời gian hay công sức quay trở lại trụ sở chính của công ty.

Theo tạp chí Nikkei, một công ty cho thuê văn phòng dùng chung khác, có tên Xymax, hiện hoạt động tại 30 địa điểm ở Tokyo, quận Kanagawa và nhiều vùng khác. Giá thuê của Xymas là 150 yen (31.000 đồng)/15 phút, không cần đóng phí cơ bản.

Nhân viên của một công ty phát triển hệ thống viễn thông cho Nikkei hay, nhờ làm việc ở văn phòng dùng chung mà năng suất lao động của anh tăng lên vì không phải canh cánh lo chuyện bắt tàu xe về lại công ty – vốn là chuyện rất gian nan trong giờ cao điểm ở Nhật Bản.

Những công ty có nhiều nhân viên đang nuôi con nhỏ cũng là đối tượng tiềm năng mà nhiều doanh nghiệp cho thuê văn phòng hướng tới. Công ty đường sắt Hankyu hồi tháng 2 vừa qua hợp tác với Regus Japan – một chi nhánh tại Nhật Bản của công ty đa quốc gia Regus (trụ sở chính tại Luxembourg), để mở 3 văn phòng dùng chung ở Osaka, phía Tây Nhật Bản. Với tên gọi Regus Express, những văn phòng dùng chung này đặc biệt dành cho những nhân viên không thể làm việc xa nhà lâu vì phải chăm con nhỏ.

Ngoài những tiện ích văn phòng thường thấy, Regus Express còn cung cấp dịch vụ trông trẻ. Đại diện của Regus Japan tiết lộ, dù đã hoạt động gần hết công suất nhưng vẫn không đáp ứng được hết nhu cầu lớn hơn dự tính.

Văn phòng vệ tinh trong lòng “tổng hành dinh”

Tới trụ sở chính để họp với sếp hay làm việc nhóm nhiều lúc trở thành ác mộng với các nhân viên chi nhánh, theo tạp chí Nikkei. Bởi vì, hầu hết các công ty không cung cấp đủ phương tiện làm việc tại trụ sở chính cho nhân viên chi nhánh.

Do đó, để tạo sự thoải mái cho nhân viên chi nhánh khi đến làm việc với các phòng ban tại trụ sở chính, công ty bảo hiểm Sompo Japan Nipponkoa tại Tokyo đã tạo ra một “văn phòng vệ tinh” bên trong các trụ sở chính.

Không gian này được đặt tên là Sompo Lounge, có 70 chỗ ngồi, và nằm trong một góc của căn-tin công ty, trang bị đầy đủ từ wifi, mạng nội bộ đến các thiết bị liên lạc ra bên ngoài. Nhân viên tại trụ sở chính cũng có thể tiếp khách hoặc tìm ý tưởng mới tại Sompo Lounge.

Theo Sompo Japan Nipponkoa, bán bảo hiểm là công việc vất vả, đòi hỏi các nhân viên phải đi lại nhiều nơi bất kể thời gian lẫn thời tiết trong ngày. Vì vậy, với việc thiết kế Sompo Lounge, công ty bảo hiểm này hi vọng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, không trở thành mối phiền phức hay bị làm phiền.